Jours fériés écartés
Y compris les fériés mobiles — Pâques, Ascension, Pentecôte — calculés et non saisis à la main. Chaque séance écartée dit pourquoi.
Fonctionnalités
Ce que Clubora fait, et ce qu'il ne fait pas encore.
Cette page est un inventaire, pas une brochure. Le socle métier de Clubora est en service depuis la rentrée 2026 dans une école de danse : ses plannings, son appel et ses cotisations ne sont pas des promesses, ils tournent. Chaque ligne ci‑dessous porte donc son état réel, en trois degrés — et nous distinguons ce qui est utilisé de ce qui est seulement testé.
Éprouvé en production
en service dans PulseAndVibes, l'application dont Clubora dérive, et utilisé toutes les semaines depuis la rentrée 2026.
Développé et testé
écrit, couvert par des tests automatisés qui passent, mais pas encore éprouvé par un usage quotidien.
En développement
conçu et planifié, pas encore disponible.
Adhérents et dossiers
Savoir où en est le dossier de chacun.
La question qui revient le plus souvent dans un bureau d'association n'est pas « combien sommes‑nous », c'est « est‑ce que Léa a rendu son certificat ».
- Fiche complète : identité, coordonnées, responsable légal, contact d'urgence, photo.
- Six types de pièces suivis avec leur date de réception : certificat médical, autorisation parentale, règlement intérieur, droit à l'image, fiche d'inscription, attestation sur l'honneur.
- L'autorisation parentale reste réclamée tant que la date de naissance est inconnue — mieux vaut une demande de trop.
- Licence sportive : numéro, organisme, date d'échéance, et un signal quand elle approche de sa fin.
- Duplication d'une fiche pour une sœur ou un frère : le foyer est repris, jamais la scolarité.
- En développement : la notion de famille à part entière, avec un parent, un compte et plusieurs enfants.
- En développement : l'import d'un fichier tableur existant.
- Fiche d'inscriptionreçue le 4 septembreValidée
- Certificat médicalreçu le 11 septembreValidé
- Autorisation parentaledéposée, en attente de validationRelire
- Reste 45 € sur 120 €deux règlements enregistrésEncaisser
Déposer ne vaut pas valider : le bureau garde la main, et un refus doit être motivé.
Reconstitution, données fictives. Aucune donnée d'adhérent réel n'apparaît sur ce site.
Plannings
Toute la saison se pose d'un geste.
Une activité, un jour, une heure, une date de début et de fin. Clubora engendre les séances de l'année entière.
Vacances et coupures
Les périodes sans cours se déclarent sur la saison. Les deux bornes sont écartées, pas seulement l'intérieur.
Relancer ne double rien
Regénérer le planning après un changement ne crée aucun doublon et préserve les présences déjà saisies.
Intervenants et remplacements
Un intervenant par activité, un remplaçant par séance. Changer l'intervenant d'une activité met à jour tout le planning.
Annulation motivée
Une séance ne s'annule pas sans motif : il part dans les actualités du groupe concerné.
Salles et conflits
Réservation des salles et détection des créneaux qui se chevauchent.
Éveil 4‑6 ans — 14 inscrites
12- 12 présentespointées en 40 secondesEnregistré
- 1 absence prévenueannoncée la veille depuis l'espace adhérentJustifiée
- 1 absence non prévenuetroisième de suite — décrochage possibleAppeler
Trois absences pointées d'affilée déclenchent un signal. Une absence prévenue n'en déclenche pas.
Reconstitution, données fictives.
Présences
L'appel se fait au bord du tapis, pas au bureau.
Sur un téléphone, debout, en trente secondes. C'est la seule condition pour qu'il soit fait toutes les semaines.
- Cases assez grandes pour un pouce — 44 pixels minimum, mesurés.
- Enregistrer deux fois ne double rien ; vider une case efface la présence.
- Une séance annulée ne pénalise personne dans les statistiques d'assiduité.
- L'adhérent prévient de son absence depuis son espace, sans créer de compte.
- La photo de l'adhérent s'affiche à l'appel quand elle existe, un monogramme sinon.
- En développement : pointage par QR code et émargement signé.
Cotisations
Qui a payé quoi, et ce qui reste dû.
Tarifs et exonérations
Un tarif par activité, des exonérations, et une cotisation de structure qui reste due même en cas d'exonération.
Restant dû calculé
Jamais ressaisi : la différence entre ce qui est dû et ce qui est encaissé, par personne et pour toute l'association.
Encaissement en deux clics
Depuis la fiche, montant pré‑rempli au restant dû. Chèque, espèces, virement, et la date d'encaissement différé d'un chèque.
Relances préparées
Le message est composé, nominatif, et ne menace pas. Pour un mineur, il part au responsable légal. Le bureau déclare l'envoi : date et motif sont conservés.
Attestation de paiement
En PDF, avec le nom, la saison et la somme encaissée. Le bouton disparaît quand il n'y a rien à attester.
Paiement en ligne et échéanciers
Règlement par carte, prélèvement, échéancier daté, facture numérotée, avoir et remboursement.
Communication
Dire la bonne chose au bon groupe.
- Actualités ciblées sur une activité ou diffusées à toute l'association.
- Brouillon, publication programmée, épinglage d'un message important.
- Une séance annulée est annoncée automatiquement à son groupe.
- Invitation à l'espace adhérent, prête à envoyer, à la bonne adresse.
- En développement : envoi de courriels en nombre, modèles réutilisables, historique des envois, SMS.
Exports et rapports
Sortir ses chiffres sans les recopier.
- Six rapports : adhérents, règlements, présences, activités, séances, tarifs.
- Deux formats : tableur et PDF. Le bouton est sur chaque écran.
- Filtrables par saison et par période — le filtre contraint réellement la requête.
- En développement : export comptable normalisé et suivi des subventions.
Espace adhérent
Un portail sans mot de passe, donc un portail utilisé.
Un mot de passe de plus, c'est un portail vide. L'adhérent reçoit un lien et entre ; il n'a rien à créer et rien à retenir.
Lien à usage unique
Il ne sert qu'une fois, expire, et un nouveau lien annule le précédent. Le jeton n'est pas lisible en base.
Deux durées de vie
Sept jours pour une invitation envoyée par le bureau, une heure pour un lien demandé en libre‑service.
Il ne révèle jamais qui est inscrit
Le formulaire répond la même chose, que l'adresse soit connue ou non.
Dépôt des pièces
L'adhérent dépose ses documents, voit ce qui manque, et lit le motif d'un refus. Les types de fichiers sont contrôlés.
Attestation et absences
Il télécharge son attestation de paiement et prévient d'une absence à venir.
Portail famille
Un parent, un accès, plusieurs enfants : activités, cotisations, documents et calendrier au même endroit.
Par besoin
Vous cherchez une chose précise ?
Cinq pages détaillent un besoin à la fois, avec ce qui fonctionne et ce qui manque.
Gestion des adhérents
Fiches, documents obligatoires, licences, dossiers incomplets.
VoirGestion des cotisations
Tarifs, restant dû, encaissement, relances, attestations.
VoirPlanning associatif
Saison posée d'un geste, fériés mobiles, vacances, remplacements.
VoirSuivi des présences
Appel sur téléphone, assiduité, décrochage, exports.
VoirAssociation sportive
Licenciés, licences fédérales, entraînements, cotisations.
VoirVous voulez voir ces écrans en vrai ?
Trente minutes, sur vos propres cas : votre rentrée, vos groupes, vos cotisations. Sans engagement.