Fiche complète
Identité, date de naissance, coordonnées, adresse, responsable légal, contact d'urgence, photo, notes. Et l'activité à laquelle la personne est inscrite.
Besoin
Logiciel de gestion des adhérents
Un logiciel de gestion des adhérents remplace le tableur par une fiche par personne, qui réunit ses coordonnées, son responsable légal, ses documents obligatoires, sa cotisation et son activité. Il répond à la question que se pose un bureau dix fois par semaine : « où en est le dossier de cette personne ? »
Le problème
Le tableur ne dit pas ce qui manque.
Il contient des colonnes. Il ne vous prévient pas qu'un certificat médical a expiré, qu'une autorisation parentale n'est jamais arrivée, ou qu'une personne figure deux fois sous deux orthographes.
L'information se disperse
Les coordonnées dans un fichier, les papiers dans un classeur, les paiements dans un cahier. Trois sources, trois vérités.
Personne ne sait ce qui manque
Il faut ouvrir le classeur pour savoir qu'il manque un papier. Donc on ne le sait qu'au moment du contrôle.
Tout repose sur une personne
Celle qui tient le fichier. Quand elle passe la main, la mémoire part avec elle.
Ce que fait Clubora
Une fiche, et ce qu'il lui manque, visible.
Six documents suivis
Fiche d'inscription, certificat médical, autorisation parentale, droit à l'image, règlement intérieur, attestation sur l'honneur — chacun avec sa date de réception.
Le dossier incomplet remonte
Un filtre et un signal au tableau de bord : la liste de ceux à qui il manque quelque chose, et rien d'autre.
Mineurs et majeurs
L'autorisation parentale n'est pas réclamée à un adulte. Tant que la date de naissance est inconnue, elle l'est : un papier en trop vaut mieux qu'un papier manquant.
Licences
Numéro, organisme, échéance. Une licence expirée est distinguée d'une licence qui va expirer, et d'un numéro saisi sans date — qui est un manque.
Recherche et exports
On retrouve une personne par le nom de son responsable. Et la liste complète s'exporte en tableur ou en PDF, filtrée par saison.
Transparence
Ce qui n'est pas encore là.
Import depuis un tableur
La reprise de votre fichier existant.
Familles
Un parent, un compte, plusieurs enfants.
Détection des doublons
Deux fiches pour la même personne, repérées automatiquement.
Combien d'adhérents Clubora peut‑il gérer ?
Les formules prévoient 100, 500 puis un nombre illimité d'adhérents. Techniquement, rien ne limite : c'est une question de tarification, pas de capacité.
Nos adhérents peuvent‑ils mettre à jour leurs coordonnées ?
Ils accèdent à leur espace sans mot de passe et y déposent leurs documents. La modification des coordonnées par l'adhérent lui‑même fait partie des chantiers du portail famille.
Voir aussi : la gestion des cotisations, le suivi des présences, l'inventaire complet.
Votre liste d'adhérents mérite mieux qu'un onglet de tableur.
Trente minutes pour voir si Clubora répond à votre façon de travailler.